2024-SGE-AI-AF-3 - Administrateur fonctionnel du système d’information des Affaires Financières et Patrimoniales d’Inria et assistance aux utilisateurs (H/F)

Inria, institut de recherche dédié au numérique, promeut « l'excellence scientifique au service du transfert technologique et de la société ». Inria emploie 2700 collaborateurs issus des meilleures universités mondiales, qui relèvent les défis des sciences informatiques et mathématiques. Son modèle ouvert et agile lui permet d’explorer des voies originales avec ses partenaires industriels et académiques. Inria répond ainsi efficacement aux enjeux pluridisciplinaires et applicatifs de la transition numérique. Inria est à l'origine de nombreuses innovations créatrices de valeur et d'emplois.

Le siège de l’Institut compte un peu plus de 200 agents sur le site de Rocquencourt.

La Direction des affaires administratives, financières et patrimoniales (DAFP) supervise et coordonne le fonctionnement financier, administratif et patrimonial de l'institut. Composée d’un peu plus de soixante collaborateurs, elle dispose de plusieurs services : Budget et contrôle de gestion (SBCG), Achats et marchés (SAM), Dépense et missions (SMD), Administration fonctionnelle du système de gestion financière et patrimoniale (SIAFP) ainsi que l’assistance aux utilisateurs (SAAFFI), Patrimoine logistique (SPL), ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques et d’un Travel Manager.

Au sein de la DAFP, l’agent travaille sous la responsabilité directe du responsable du service d’assistance d’administration fonctionnelle et formation interne (SAAFFI).

L’agent a pour mission d’assurer l’administration fonctionnelle des différents outils constituant le système de gestion financière et patrimoniale (SIAFP), ainsi que l’assistance de premier niveau auprès des utilisateurs concernés.

Il intervient également sur les phases de qualification (recette) des correctifs ou des évolutions livrées et assure la mise à jour de la documentation correspondante et nécessaire à l’activité.

Il peut être amené à prendre en charge des opérations ponctuelles liées par exemple à la clôture comptable mensuelle et annuelle dans le SIAFP.

Enfin, dans le cas de nouvelles fonctionnalités mises en œuvre ou encore suite à l’arrivée de nouveaux utilisateurs, il peut être sollicité par son responsable de service pour assurer la formation des utilisateurs aux applications.

• Assurer l’assistance de premier niveau (notamment via l’outil RT de gestion de tickets) auprès des utilisateurs du système d’information des affaires financières et patrimoniales.
• Assurer la formation des utilisateurs aux applications du SIAFP (par exemple dans le cas de nouvelles fonctionnalités mises en œuvre, de la mise en place de nouveaux outils, ou encore suite à l’arrivée de nouveaux utilisateurs).
• Intervenir, sous l’accord de son chef de service, sur le paramétrage fonctionnel des différentes briques applicatives constituant le SIAFP. Pour information, le SIAFP est principalement constitué à ce jour de :
  • l’application ESFI basée sur les modules de l’ERP Eksaé
  • l’application EPIBUD (logiciel de suivi des dépenses par contrats et équipes de recherche, permettant un pilotage budgétaire au plus près du terrain),
  • l’application Wininvest (progiciel de gestion de l’inventaire physique des biens),
  • l’application GFD et son portail missions (progiciel de gestion des frais de déplacement),
  • l’application CONTRAT’TECH (progiciel d’élaboration de contrats),
  • l’application SINCHRO (progiciel de gestion des feuilles d’activité (feuilles de temps)),
  • l’application SCENARIO FI (progiciel d’élaboration et de pilotage budgétaire),
  • l’outil décisionnel BusinessObjects (BO).
  • L’outil JENJI (progiciel de gestion des notes de frais).

• Analyser les documents de spécification fonctionnelle détaillée des prestataires concernant les correctifs ou évolutions des applications.
• Participer aux recettes applicatives, et fournir un compte-rendu exhaustif des résultats.
• Assurer la réalisation de la documentation nécessaire à l’activité (modes opératoires, manuels de formation,…).

Le SAAFFI assurera l’accompagnement et la formation aux différents outils nécessaires à une bonne intégration du nouvel agent.

• Expérience en tant qu’assistance aux utilisateurs d’applications informatiques.
• Bonnes connaissances en gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)
• Très bonne connaissance des outils bureautiques Excel, Powerpoint, Word.
• Bon niveau d’anglais, notamment en lecture de documentation technico-fonctionnelle.

La connaissance de l’ERP Eksaé ainsi qu’une bonne connaissance des établissements publics, de leur organisation et de la règlementation appliquée (comptabilité publique M9.1, GBCP) seraient un véritable plus.

Savoir-faire :

• Savoir travailler en équipe
• S’adapter aux évolutions internes et externes
• Savoir rendre compte et organiser la circulation de l’information

Savoir-être :

• Diplomatie, qualités relationnelles, qualités de communication écrite et orale
• Sens de l’organisation
• Force de proposition

• Parking gratuit
• Restaurant d'entreprise subventionné et sur site
• Installations sportives sur site (gymnase, sport collectif, salle de musculation, squash)
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (sur la base d'un temps plein)
• Possibilité de télétravail ( 2 jours / semaine)
• Aménagement possible du temps de travail (5 jours ou 4.5 jours / semaine)
• Possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (AGOS - Association de Gestion des Oeuvres Sociales d'Inria)
• Équipements professionnels à disposition (visio)