2019-01324 - Assistant.e d'équipe de recherche (H/F)
The offer description below is in French

Contract type : Public service fixed-term contract or Civil Servants Mobility (EU)

Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)

Level of experience : From 3 to 5 years

Context

Inria, institut de recherche dédié au numérique, promeut « l'excellence scientifique au service du
transfert technologique et de la société ». Inria emploie 2700 collaborateurs issus des meilleures
universités mondiales, qui relèvent les défis des sciences informatiques et mathématiques. Son
modèle ouvert et agile lui permet d’explorer des voies originales avec ses partenaires industriels et académiques. Inria répond ainsi efficacement aux enjeux pluridisciplinaires et applicatifs de la
transition numérique. Inria est à l'origine de nombreuses innovations créatrices de valeur et
d'emplois.


L’assistant.e d’équipe de recherche (AER) exerce ses fonctions auprès des équipes de recherche. Elle/il sera placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service des assistant.e.s d’équipes de recherche.

Assignment

L'AER apporte un soutien de proximité à l'équipe de recherche. Elle/il assure pour le responsable et pour les membres de l'équipe-projet un rôle d'interface privilégiée avec les services de support et de soutien à la recherche et avec les services des partenaires. À ce titre, elle/il apporte conseil et aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et RH, en garantissant le respect des procédures.


Elle/il participe aux activités de l'équipe-projet en lui apportant son concours en matière
organisationnelle.

Main activities

1 - Assistance auprès des équipes

  • Conseiller et orienter les chercheurs dans leurs activités en interface avec les services
    support
  • Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
  • Assister les chercheurs dans des activités d'intérêt collectif (support projet/revue,
    organisation des concours, rapport d'activité, comité éditorial, comité de programme)
  • Conseiller sur la préparation et l'organisation des déplacements
  • Coordonner les achats de l'équipe en interface avec les services support

2 - Suivi RH

  • Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
    Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
  • Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (GEF) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)
  • Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
  • Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi

3 - Aide au pilotage budgétaire, financier et contractuel

  • Accompagner le responsable d'équipe projet dans ses demandes budgétaire (embauche et achats)
  • Veiller sur l'exécution budgétaire et analyser les données de suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
  • Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant un conseil financier de proximité

4 - Communication, relations extérieures, événementiel

  • Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
  • Créer et/ou mettre à jour les sites WEB
  • Organiser et participer aux réunions de l'équipe ou du projet

Skills

Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat


SAVOIR

  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
  • Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les
    différents financements de la recherche et les règles des contrats
  • Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

 

SAVOIR-FAIRE

  • Maîtriser les outils de bureautique
  • Maîtriser les techniques de reporting
  • Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter,
    traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
  • Savoir planifier et respecter des délais
  • Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
  • S'adapter aux différents outils et procédures
  • Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
  • Maîtriser l'anglais écrit et oral
  • Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle

Remuneration