2019-01543 - Assistant(e) (F/H)
The offer description below is in French

Contract type : Public service fixed-term contract

Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent

Fonction : Support functions

Level of experience : From 5 to 12 years

Context

Le Siège d'INRIA recherche un Assistant(e) (F/H), localisé(e) à Le Chesnay-Rocquencourt ou à Saclay, dont le temps sera partagé entre la Direction des Affaires Administratives, Financières et Patrimoniales / Service Mutualisé Dépenses (DAFP / SMD) et la Délégation à l'Administration du Siège (DAS).

Assignment

L’assistant(e) a pour mission d'apporter un support administratif aux responsables et aux membres des services.

Il / Elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Il/ Elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières,
administratives et ressources humaines.

Main activities

Missions communes SMD / DAS :

  • Organiser les agendas des responsables et leurs déplacements
  • Gérer le courrier
  • Gérer et organiser les archives électroniques du service
  • Assurer globalement la logistique du service, avec la particularité de sites distants
  • Réaliser les demandes d’achats et le suivi de l’exécution budgétaire des services
  • Aider ponctuellement pour apposer des services-faits

Missions spécifiques au SMD :

  • Centraliser le traitement des demandes de déplacements et des retours missions des agents du service
  • Mettre à jour, suivre et diffuser sur les différents outils /supports de communication
  • Mettre à jour les droits d’accès dans le partage et mettre à jour les listes de diffusion
  • Filtrer les relances fournisseurs et centraliser les relances du service facturier
  • Centraliser le calcul et le traitement des intérêts moratoires
  • Programmer les réunions et réservations des salles
  • Rédiger des comptes-rendus

 

Missions spécifiques à la DAS :

  • Planifier les visites médicales des agents et en assurer le suivi
  • Traiter les honoraires médicaux
  • Etablir les badges des nouveaux agents et prendre en charge les demandes de badges extérieurs
  • Prendre en charge la gestion financière et la logistique de la formation
  • Etablir les décisions de parrainage
  • Réaliser les commandes de fournitures
  • Apporter de l'aide au suivi budgétaire du Siège

Skills

Compétences techniques

  • Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Etre à l'aise avec les chiffres et les outils informatiques
  • Mettre en oeuvre des techniques de reporting et de suivi d’activité
  • Connaître les grands principes de gestion budgétaire
  • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
  • Savoir appliquer les procédures administratives

 

Compétences comportementales

  • Etre disponible et à l’écoute
  • Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
  • Savoir anticiper les échéances, savoir appréhender les urgences et dégager les priorités.
  • Savoir travailler en équipe
  • Etre rigoureux(se)
  • Savoir respecter la confidentialité
  • Avoir le sens du service
  • Savoir travailler en équipe/en réseau

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Navettes gratuites à partir de Paris et Versailles
  • Système de court-voiturage 
  • Installations sportives
  • Association des oeuvres sociales (équivalent CE)

Remuneration

CDD de la Fonction Publique

Rémunération selon profil et expérience