Assistant-e administratif-ve d’équipes de recherche
Contract type : Fixed-term contract
Level of qualifications required : A levels or equivalent
Other valued qualifications : Bac+2 ans
Fonction : Support functions
Level of experience : From 3 to 5 years
About the research centre or Inria department
Le centre Inria de Lyon est le 9ème centre de recherche Inria. Créé en janvier 2022, il regroupe environ 410 personnes au sein de 20 équipes de recherche et des services supports à la recherche.
Ses équipes sont localisées à Villeurbanne, à Lyon Gerland, Lyon Bron ainsi qu’à Saint-Etienne.
Le centre de Lyon est présent dans les domaines du logiciel, du calcul distribué et haute performance, des systèmes embarqués, du calcul quantique et de respect de la vie privée dans le monde numérique, mais aussi de la santé et de la biologie numériques.
Context
Le métier d’Assistant-e d’Equipes de Recherche (AER) est une originalité et un atout important dans le modèle organisationnel Inria.
L’assistant-e d’équipes de recherche est l’interlocuteur-rice privilégié-e des demandes des membres des équipes car le service des AER (SAER) est un service d’appui qui travaille au sein des équipes, en relation étroite et permanent avec les chercheurs.
Les AER sont compétent-e-s pour prendre en charge des activités nombreuses et variées dans les domaines budgétaires, contractuels et ressources humaines.
Au sein du (SAER), l’assistant-e d’équipes de recherche est à la fois membre permanent du SAER et des équipes projet et travaille pour 2 à 3 équipes de recherche.
L’AER est placé-e, sous l’autorité de la responsabilité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.
Assignment
Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et mise en œuvre efficace des processus.
L’AER assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires.
Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées tels que les affaires générales, le budget, les finances et contrats de recherche, l’accueil de personnel, la gestion de la communication et des évènements organisés par les équipes, tout en respectant les normes et procédures d'Inria.
Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'assistant d'Equipes de Recherche chez Inria, visionnez : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg
Main activities
Coordination Administrative et Assistance aux équipes
-Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité.
-Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
-Garantir la bonne application des procédures
Gestion RH
-Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés et des stagiaires)
-Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
-Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH
-Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe
Gestion budgétaire, financière et contractuelle
-Gérer les déplacements professionnels des scientifiques (transport et hébergement, …)
-Organiser les déplacements des invités
-Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait
-Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires
-Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes
Communication et relations extérieures
-Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement
-Contribuer à une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l’équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques
Skills
- Connaître les principes de la gestion budgétaire et les différents financements de la recherche
- Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
- Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d’outils de gestion
- Maitriser l’anglais écrit et oral (niveau B1 minimum du CECRL)
- Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
- Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
- Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
- Maîtriser les techniques de reporting
A votre arrivée, vous serez accompagné.e dans votre prise de poste avec une formation adaptée.
Benefits package
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail (90 jours par an flottants) et aménagement du temps de travail
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Mutuelle et prévoyance avec participation employeur
General Information
- Town/city : Villeurbanne
- Inria Center : Centre Inria de Lyon
- Starting date : 2026-07-01
- Duration of contract : 12 months
- Deadline to apply : 2026-07-22
Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed.
Instruction to apply
Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site Irina.
Le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti.
Defence Security :
This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment.
Recruitment Policy :
As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities.
Contacts
- Inria Team : SAER-LYS
-
Recruiter :
Boyer Sylvie / sylvie.boyer@inria.fr
The keys to success
Votre maîtrise de la langue anglaise (niveau B1 minimum), des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins des équipes de
recherche dont vous aurez la coordination administrative.
Le petit plus : Une connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique facilitera votre prise de poste
About Inria
Inria is the French national research institute dedicated to digital science and technology. It employs 2,600 people. Its 200 agile project teams, generally run jointly with academic partners, include more than 3,500 scientists and engineers working to meet the challenges of digital technology, often at the interface with other disciplines. The Institute also employs numerous talents in over forty different professions. 900 research support staff contribute to the preparation and development of scientific and entrepreneurial projects that have a worldwide impact.