Assistant administratif (H/F)

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The offer description be low is in French

Contract type : Fixed-term contract

Renewable contract : Yes

Level of qualifications required : A levels or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)

Level of experience : From 3 to 5 years

Assignment

L’assistant.e administratif.ive apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont il/elle s’occupe. Il/elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Il/elle contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

L’assistant.e administratif.ive est chargé.e de contribuer principalement à la bonne marche du service transfert, innovation et partenariat.

Main activities

Gestion financière

  • Assurer le suivi budgétaire des services, en contribuant à la gestion efficace des ressources et à la préparation des échéances budgétaires
  • Assurer le suivi des contrats / marchés de prestations, suivre le paiement des fournisseurs
  • Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs

Organisation

  • Organiser et faciliter les réunions des services, les séminaires, et les événements internes ou externes, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
  • Gérer les déplacements professionnels des membres des services (transport et hébergement, …) ;
  • Déployer les procédures administratives, financières et ressources humaines : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
  • Assurer l’interface du service avec différents acteurs internes et externes
  • Rédiger et mettre à jour les supports de communication
  • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, en assurer le classement et l’archivage

Skills

  • Connaître les principes de gestion financière
  • Sens de l’organisation, de l’initiative et de la priorisation des tâches
  • Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d’outils de gestion
  • Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s’adapter à un environnement en constante évolution
  • Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
  • Maîtriser l’anglais écrit et oral (niveau A2 minimum)
  • Les petits plus :
    • Une appétence pour l'accompagnement des projets d'innovation de la population scientifique
    • une connaissance des procédures publiques facilitera votre prise de poste

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Complémentaire santé et prévoyance avec participation employeur
  • Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle

Remuneration

Entre 1800 et 2200€ brut mensuel