2018-00861 - Assistant de Direction (H / F)

Type de contrat : CDD de la fonction publique

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

Contexte et atouts du poste

La Direction des Affaires administratives, Financières et Patrimoniales (DAFP) supervise et coordonne le fonctionnement financier, administratif et patrimonial de l'institut.

Elle dispose de plusieurs services composés d’un peu moins de 20 personnes (budget et contrôle de gestion, achats et marchés, contrôle interne comptable et financier, administration et maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information de gestion en matière financière et patrimoniale, patrimoine et logistique).

Mission confiée

L’assistant(e) apporte un support administratif à la Direction ainsi qu’aux  membres de la Direction.

Il / Elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'Institut et des partenaires extérieurs. Il/Elle contribue à l'organisation effective de la vie de la Direction.

Principales activités

Le/La titulaire du poste devra :

  • Apporter son soutien à l’organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements du directeur et d’autres membres de la Direction,
  • Assurer la gestion et l’administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
  • Organiser les réunions de la Direction et y participer, rédiger les relevés de décision,
  • Contribuer à l'élaboration et au suivi du budget de la Direction, 
  • Procéder aux achats : étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat,
  • Apporter son concours à la notification et mis en ligne des marchés sur les différents supports internes à Inria
  • Assurer le suivi des dossiers liés à l'activité de la Direction,
  • Mettre à jour des supports de communication et l’intranet de la Direction,
  • Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique.
  • Administrer les espaces attribués à la Direction au sein de l’outil de GED

Compétences

Compétences techniques :

- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public ;

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les  outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;

- Utiliser les techniques de communication écrite et orale.

- Mettre en oeuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse) de reporting et de suivi d’activité.


Compétences comportementales :

- Savoir travailler en équipe/en réseau,

- Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités,

- Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise,

- S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et mener plusieurs tâches simultanément,

- Etre rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités,

- Etre proactif(ve) et faire preuve d’initiative,

- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs,

- Avoir de bonnes qualités relationnelles,

- Discrétion et respect de la confidentialité des échanges.

Avantages sociaux

  • Restauration subventionnée sur place
  • Navettes au départ de Paris et Versailles
  • Aménagement du temps de travail et possibilité de télétravail (à partir de 6 mois d'ancienneté)
  • Installations sportives sur le site