2018-00937 - Chargé(e) des contrats de recherche - Affaires Financières

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Autre diplôme apprécié : De 0 à 5 ans d'expérience

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur / Ingénieur d'Etudes (AI/IE)

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria Sophia Antipolis - Méditerranée compte 35 équipes de recherche, ainsi que 8 services d’appui à la recherche. Le personnel du centre (600 personnes environ dont 400 salariés Inria) est composé de scientifiques de différentes nationalités (250 personnes étrangères sur 50 nationalités), d’Ingénieurs, de Techniciens et d’Administratifs. 1/3 du personnel est fonctionnaire, les autres sont contractuels. La  majorité des équipes de recherche du centre sont localisées à Sophia Antipolis et Nice dans les Alpes-Maritimes. Cinq équipes sont  implantées à Montpellier et une équipe est  hébergée par le département d'informatique de l'université de Bologne en Italie. Le Centre est membre de la Communauté d’Université et d’Établissement (ComUE) « Université Côte d’Azur (UCA) ».

Contexte et atouts du poste

Le Service des Affaires Financières (SAF) met au service du centre de recherche Sophia Antipolis-Méditerranée ses compétences et son savoir-faire dans les domaines juridique, budgétaire, financier et sur les achats, dans le cadre imposé aux organismes publics de recherche.

Le Service des Affaires Financières du centre Sophia Antipolis-Méditerranée est constitué de 4 pôles : Pôle Achats, Pôle Budget, Pôle Contrats et Propriété Intellectuelle, et Pôle Chargés des contrats de recherche.

Le/la Chargé(e) des Contrats de Recherche travaillera au sein du Pôle des Chargés des Contrats de Recherche (4 personnes). Il/elle sera en contact étroit avec les équipes de recherche (assistantes, chercheurs) et les autres services d’appui (Service des Ressources Humaines, Pôle Partenariats et Projets d’Innovation notamment).

Mission confiée

Placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier, le/la Chargé(e) des Contrats de Recherche a pour mission d’assurer le montage financier des contrats de recherche ainsi que la gestion et la justification financière des différents types de contrats de recherche :

  • Subventions sur financements publics nationaux (ANR, DGCIS, BPI France, CDC, collectivités territoriales, partenaires académiques…) ;
  • Subventions sur financements publics européens (Programme cadre de Recherche, Fonds Structurels) ;
  • Financements sur fonds privés (partenariats industriels, contrats de valorisation et de transfert) nationaux, européens et internationaux.

Il/elle coordonne le processus financier, budgétaire et comptable des contrats de recherche de son portefeuille d’équipes/services et réalise des actes administratifs et de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine financier.

Il/elle participe au processus de certification des comptes en mettant ses compétences au service de la maîtrise des dépenses et des ressources d’Inria.

Il/elle contribue par son action à l’optimisation de l‘utilisation des ressources financières disponibles. Il/elle aide à apprécier les risques et enjeux financiers pour Inria ; il/elle apporte son aide à la prise de décision.

Principales activités

Analyser les contrats et les textes réglementaires :

  • Identifier les contraintes financières propres à chaque type de contrat ou subvention pour en effectuer un suivi et une gestion individualisés.

Enregistrer les contrats dans les bases de données et établir les documents de suivi :

  • Etablir et mettre à jour les fichiers de suivi d’exécution des contrats (feuille de route, suivi des échéances techniques et financières, monitoring administratif et financier du projet) ;
  • Utiliser les applicatifs de gestion dédiés au suivi des contrats (suivi budgétaire, suivi d’activité avec feuilles de temps, extractions de données financières et comptables,…) ;
  • Saisir les données contractuelles et financières dans les bases de données ;
  • Assurer la circulation de l’information entre les acteurs internes et externes ;

Réaliser le suivi financier et la gestion des contrats selon un processus qualité :

  • Identifier et suivre les échéances de reporting (remise de livrables) ;
  • Suivre et analyser les dépenses engagées par les équipes de recherche ;
  • Constituer les dossiers de justification des dépenses et collecter les pièces à remettre aux organismes financeurs et aux auditeurs (rapports, factures, feuilles de temps, contrats de travail,…) ;
  • Identifier les écarts entre prévisions et réalisations
  • Contrôler la cohérence entre l’exécution scientifique des projets et leur exécution financière ;
  • Apprécier les risques financiers, proposer des solutions argumentées ;
  • Etablir et vérifier les rapports financiers des contrats 
  • Préparer l’encaissement des recettes : établir les factures à partir du logiciel de gestion d’Inria (Oracle) ;
  • Réaliser les actes administratifs nécessaires à l’appui de l’activité de gestion (rédaction de courrier, tenue de registres et tableaux, traçabilité des actes et réalisation de contrôles).

Contribuer au suivi budgétaire des contrats :

  • Contrôler et valider l’éligibilité et la soutenabilité budgétaire des dépenses ;

Contribuer à l’objectif de qualité comptable dans le domaine des recettes 

  • Mettre en œuvre la comptabilisation des recettes en droits constatés, selon la méthode à l’avancement
  • Participer aux opérations de clôture comptable en interaction avec l’Agence Comptable
  • Consolider les données et constituer les dossiers pour l’audit des Commissaires aux Comptes.

Assurer la coordination et/ou la gestion de tout ou partie d’une des activités en mobilisant les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs.

Compétences

Connaissances

  • Connaissances opérationnelles budgétaires et financières ;
  • Connaissances en comptabilité générale et analytique ;
  • Connaissances en contrôle de gestion et contrôle interne ;
  • Maîtrise de l’anglais écrit et oral (niveau B2 du CECRL) ;
  • Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, notamment Excel afin de créer des tableaux de bord) ;
  • Utilisation d’outils informatiques de gestion financière, budgétaire et comptable (ORACLE) ainsi que d’outils d’extractions de données (Business Objects).

Savoir-faire

  • Etre à l’aise avec les chiffres
  • Savoir travailler en réseau et coordonner les actions/acteurs ;
  • Savoir travailler en mode projet ;
  • Savoir anticiper les échéances et hiérarchiser les priorités afin de répondre aux contraintes de délais ;
  • Savoir analyser et suivre les procédures à appliquer ;
  • Savoir rechercher l’information et la vérifier ;
  • Avoir des capacités rédactionnelles avérées et être en mesure d’élaborer des argumentaires en français et en anglais ;
  • Savoir communiquer à l’écrit et à l’oral ;
  • Concevoir des tableaux de bord de pilotage ;

Avantages sociaux

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Sécurité sociale
  • Congés payés
  • Aménagement du temps de travail
  • Installations sportives