2019-01694 - Assistant.e de services

Type de contrat : CDD de la fonction publique

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Autre diplôme apprécié : Expérience en assistanat de direction et secrétariat

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

Contexte et atouts du poste

Centre historique créé en 1967, le centre de recherche de Paris - Rocquencourt a quitté les Yvelines pour rejoindre de nouveaux locaux situés 2 rue Simone Iff, dans le 12ème arrondissement à Paris en janvier 2016 et s’est ainsi rapproché de ses partenaires académiques et industriels.

 

Le centre de recherche Inria de Paris, compte près de 600 personnes dont plus de 500 scientifiques répartis dans 34 équipes de recherche.

Centre dynamique et reconnu internationalement, il conduit ses activités scientifiques en développant des partenariats étroits avec les meilleures équipes internationales et le monde de l’industrie. Il favorise le développement économique de son écosystème en tirant parti d’échanges riches avec les nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).

 

Mission confiée

L'assistant.e de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Elle.il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.

Elle.Il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Elle.Il pourra être amené.e, en fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques à certains services.  

Principales activités

 

Secrétariat :

  • Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,…).
  • Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques,…
  • Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Puis, en analyser les données. 
  • Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

 

Organisation et gestion administrative :

  • Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions,…) 
  • Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures). 
  • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation. 
  • Assurer la « mémoire du service » (classement, archivage papier et numérique,…).
  • Coopérer sur des activités spécifiques avec un.e assistant.e de direction et/ou un.e autre assistant.e de services.

 

 

Compétences

Savoirs

  • Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique
  • Connaître les principes de gestion budgétaire
  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation liée à l'assistanat multi-services

Savoir-faire

  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
  • Maitriser l’anglais écrit et oral
  • S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
  • Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
  • Mettre en œuvre les techniques de reporting
  • Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
  • Mettre en œuvre les techniques budgétaires
  • Appliquer les procédures administratives

Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche serait apprécié.

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Rémunération : Selon diplôme et expérience professionnelle.

Lieu de travail : Paris 12ème