2019-01716 - Assistant Administratif d'Equipes de Recherche H/F

Type de contrat : CDD de la fonction publique

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Autre diplôme apprécié : BTS

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre de recherche Inria Grenoble Rhône-Alpes regroupe un peu moins de 800 personnes réparties au sein de 35 équipes de recherche et 9 services support à la recherche.

Ses effectifs sont distribués sur 5 campus à Grenoble et à Lyon, en lien étroit avec les laboratoires et les établissements de recherche et d'enseignement supérieur de Grenoble et Lyon, mais aussi avec les acteurs économiques de ces territoires.

Présent dans les domaines du logiciel, du calcul haute performance, de l'internet des objets, de l'image et des données, mais aussi de la simulation en océanographie et en biologie, il participe au meilleur niveau à la vie scientifique internationale par les résultats obtenus et les collaborations tant en Europe que dans le reste du monde.

Contexte et atouts du poste

(Poste susceptible d'être vacant)

Le métier d’Assistant(e) d’Equipes de Recherche (AER) est une originalité et un atout important dans le modèle organisationnel Inria. L'assistant d’équipes de  recherche est l'interlocuteur  privilégié des demandes des membres des équipes car le service des AER (SAER) est un service d'appui qui travaille au sein des équipes, en relation  étroite et permanente avec  les chercheurs.

Les AER sont compétents pour prendre en charge des activités nombreuses et variées dans les domaines budgétaires, contractuels et ressources humaines.

 

Mission confiée

Missions :

Au sein de 2 équipes de recherche Inria d'un laboratoire de l'INSA de Lyon à Villeurbanne, l’AER assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires. Elle (il) facilite le fonctionnement et les activités de l’équipe. Elle (il) apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et affaires générales, en garantissant le respect des procédures.

Collaboration :
Au sein du Service des assistantes d'Equipes de Recherche de Lyon, l'AER recruté(e) sera placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Responsable des Assistantes d'Equipes de Recherche de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'Equipe.

Principales activités

Principales activés  :

Assistance aux équipes

  • Favoriser les échanges avec les agents des autres services d’Inria et des services partenaires
  • Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en œuvre
  • Apporter des solutions adaptées aux demandes spécifiques des chercheurs
  • Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils

 Gestion RH

  • Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés
  • Constituer et gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés
  • Constituer et suivre les dossiers des personnels partenaires (non rémunérés Inria)
  • Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
  • Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH

 Gestion budgétaire, financière et contractuelle

  • Assurer le suivi des différents budgets alloués et réaliser des états à date du budget
  • Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes
  • Organiser les déplacements des invités
  • Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait

Coordination administrative de l’équipe

  • Contribuer à la qualité et au respect des délais
  • Gérer les aléas et les priorités
  • Garantir la bonne application des procédures
  • Assurer le suivi de l’activité et autres reporting

 Communication et relations extérieures

  • Renseigner et orienter les différents interlocuteurs (internes et partenaires extérieurs)
  • Assurer l’interface et faciliter les relations professionnelles entre les équipes, les différents services et les différents acteurs sociaux
  • Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes

Compétences

Compétences :

Savoir

  • Connaître l’organisation et l’environnement de la recherche
  • Connaître les différents statuts des personnels
  • Connaître les règles budgétaires et les différents financements de la recherche
  • Connaitre les spécificités des contrats de recherche nationaux et internationaux

Savoir-faire

  • Maitriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion
  • Savoir planifier et respecter les délais
  • Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
  • Travailler en équipe
  • Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier)
  • Maitriser l’anglais écrit et oral niveau B1 B2 du CECRL
  • Savoir relayer les informations aux équipes 

Savoir-être

  • Faire preuve d’écoute et de sens du service
  • Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et situations
  • Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
  • Savoir mettre en œuvre une communication adaptée aux interlocuteurs
  • Savoir respecter la confidentialité

 

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle
  • Sécurité sociale

Rémunération

De 1722€ à 1944€ brut mensuel selon expérience