2019-01295 - Assistant de Direction (H/F)
The offer description below is in French

Contract type : Public service fixed-term contract or Civil Servants Mobility (EU)

Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)

Level of experience : From 3 to 5 years

Context

Au sein de l’institut, l’agence comptable est en charge de la tenue de la comptabilité de l’établissement, du paiement des dépenses et du recouvrement des créances. L’agence comptable d’Inria est composée de plusieurs services (Synthèse et Comptabilité générale, Paye, Recettes et recouvrement et Service facturier et une mission audit des contrats et de la comptabilité générale) qui emploie 33 personnes.

Assignment

L’assistant(e) de direction seconde l’agence comptable dans la réalisation de ses missions et apporte un soutien administratif à l’agent comptable, aux adjoints et aux agents qui y sont affectés. Il/Elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs internes ou externes de l'institut.

Main activities

  • Assister l’agent comptable et/ou les membres de l’agence comptable dans la réalisation de leurs missions en leur apportant un soutien administratif ;
  • Gérer les documents de la direction (contacts, listes de diffusion, mails, documentation, notes, courriers
  • Tenir et gérer les agendas, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements de l’agent comptable, des deux adjoints et de l’ensemble du personnel de l’agence comptable.
  • Organiser les réunions, gérer les appels téléphoniques et l’arrivée du courrier ;
  • Participer à l'élaboration, à l’exécution et au suivi du budget de l’agence comptable
  • Gérer le suivi des dépenses, de l'inventaire et des emplois de l’agence comptable ;
  • Saisir les demandes d’approvisionnement, suivre les commandes et constater le service fait ;
  • Piloter et suivre des exercices annuelles d'entretien d'activité des agents de l'AC et gérer le plan de formation de l’entité;
  • Gérer et mettre à jour les différents outils de communication tels que les sites intranet et Alfresco de l’agence comptable afin d’assurer la fiabilité et la bonne diffusion des informations ;
  • Archiver la documentation de l'agence comptable et assurer la conservation des pièces des comptes financiers de l'institut.

Skills

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;

- Utiliser les techniques de communication écrite et orale ;

- Savoir travailler en équipe/en réseau ;

- Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités ;

- Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise ;

- S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) ;

- Etre rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités ;

- Etre proactif(ve) et faire preuve d’initiative ;

- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs ;

- Avoir de bonnes qualités relationnelles ;

- Discrétion et respect de la confidentialité des échanges ;

- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public.

Benefits package

  • Restauration subventionnée sur place
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Installations sportives sur le site