2019-01435 - Assistant(e) (h/f)
The offer description below is in French

Contract type : Public service fixed-term contract or Civil Servants Mobility (EU)

Renewable contract : Oui

Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent

Fonction : Support functions

About the research centre or Inria department

Le centre de recherche Inria Lille – Nord Europe, créé en 2008, compte 360 personnes dont 305 scientifiques répartis dans 14 équipes de recherche. Reconnu pour son implication forte dans le développement socio-économique sur le territoire du Nord – Pas-de-Calais, le centre de recherche Inria Lille – Nord Europe poursuit une démarche de proximité avec les grandes entreprises et les PME. En favorisant ainsi les synergies entre chercheurs et industriels, Inria participe au transfert de compétences et d’expertises dans les technologies numériques et donne accès aux meilleures recherches européennes et internationales au bénéfice de l’innovation et des entreprises notamment en région.

Assignment

L'assistant(e) des équipes de recherche (AER) apporte un soutien de proximité à l'équipe de recherche. Elle/Il assure pour le/la responsable et pour les membres de l'équipe-projet un rôle d'interface privilégiée avec les services de support et de soutien du centre de recherche et de ses partenaires. À ce titre, il/elle apporte du soutien, du conseil et de l'aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et ressources humaines, en garantissant le respect des procédures.

L'AER participe à la vie et aux activités de l'équipe-projet en lui apportant son concours en matière organisationnelle.

Main activities

1 - Assistance auprès des équipes

  • Conseiller et orienter les chercheurs dans leurs activités en interface avec les services support
  • Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
  • Assister les chercheurs dans des activités d’intérêt collectif (support projet/revue, organisation des concours, rapport d’activité, comité éditorial, comité de programme…)
  • Conseiller sur la préparation et l’organisation des déplacements
  • Coordonner les achats de l'équipe en interface avec les services support.

 

2 - Suivi RH

  • Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents.
  • Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH.
  • Mettre à jour l’outil de gestion des effectifs (GEF) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.) 
  • Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
  • Initialiser les demandes d'autorisation Fonctionnaire Sécurité Défense et en assurer le suivi

 

3 - Aide au pilotage budgétaire, financier et contractuel

  • Accompagner le Responsable d’équipe projet  dans ses demandes budgétaires (embauche et achats)
  • Veiller sur l'exécution budgétaire et analyser les données de suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
  • Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant un conseil financier de proximité

4 - Communication, relations extérieures, événementiel

  • Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
  • Créer et/ou mettre à jour les sites WEB
  • Organiser et participer aux réunions de l'équipe ou du projet
  • Organiser et/ou participer à différentes manifestations scientifiques (workshop, séminaire, écoles…)
  • Participer à des GT nationaux ou locaux, notamment pour apporter un éclairage sur le fonctionnement d'une équipe de recherche

Skills

Savoir-faire :

  • Maîtriser les outils de bureautique
  • Maîtriser les techniques de reporting
  • Faire preuve de rigueur et de fiabilité dans la mise en œuvre des procédures
  • Savoir planifier et respecter les délais
  • Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
  • S’adapter aux différents outils et procédures
  • Travailler en équipe tant au sein de l’équipe projet qu’au sein du service
  • Maîtriser l’anglais écrit et oral
  • Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)

 

 Savoir-être :

  • Avoir le sens du service
  • Faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe
  • Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et situation
  • Respecter la confidentialité
  • Faire preuve de réactivité et de pro activité
  • Etre autonome

Une expérience dans le monde de la recherche serait un plus dans votre candidature.

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)

Remuneration

CDD de la fonction publique, rémunération entre 20K€ bruts et 22 K€ bruts selon expérience