Assistant(e) Services Techniques Généraux
Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract
Renewable contract : Yes
Level of qualifications required : A levels or equivalent
Fonction : Support functions
Level of experience : From 3 to 5 years
Assignment
Mission principale, l’assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables
et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Il/elle met en œuvre et suit les achats et budgets liés aux activités du STG. Elle assiste le responsable du service lors des réunions (compte rendu / suivi du budget).
Mission secondaire, il/elle pilote l’activité HSE en charge d’accompagner la politique en matière d'hygiène, de sécurité et d’environnement dans le cadre des activités du STG sur son site de rattachement.
Il/elle est l’interlocuteur sur l’ensemble des problématiques et évolutions réglementaires liées à l’Hygiène, Sécurité et Environnement ainsi que le développement durable dans le domaine bâtimentaire.
Main activities
- Assistant(e) STG (70%)
Assistanat Administratif
- Assurer le classement et l’archivage
- Aider au suivi de l’inventaire des matériels et équipements des services
- Organise les réunions du service, rédige les comptes rendus ;
- Mise à jour du suivi des astreintes, valider les demandes de missions, suit l’état des congés.
- Assure la mise à jour du reporting des équipes ;
Gestion financière et budgétaire
- Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de
fonctionnement) du siège, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires.
- Respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire,
Effectuer un reporting régulier dans le tableau budgétaire STG et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié.
- S’informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du
domaine à respecter, en appui sur l’acheteur et le service dépenses.
- Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes
(DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les
prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité.
Organisation et fonctionnement des services :
- Contribuer à l’organisation de la vie interne du service : organisation des réunions de
service, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence.
- Prend en charge une partie des missions de ses collègues en leur absence dans le suivi du marché de nettoyage, du prêt de matériel, la réception des livraisons.
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail,
accès aux outils, présentation des outils du quotidien).
- Suivre le calendrier collectif du service, les absences/congés, le télétravail, les déplacements.
- Alerter le responsable du service sur les anomalies de fonctionnement.
- En cas d’urgences ou d’imprévus, peut être amenée ponctuellement à aider les autres assistantes de la DAFP et réciproquement
- Pilote HSE (30%, cette estimation peut évoluer suivant les projets)
Mise en place progressive du poste suivant les connaissances du sujet.
- Contribuer à la création et mise à jour d’un registre de sécurité unique du ou des bâtiments.
- Participer à l’élaboration des plans de prévention, en cas d’intervention d’entreprises extérieures en lien avec l’assistant(e) de prévention et la DRH.
- Veiller à la régularité des vérifications et contrôles techniques périodiques règlementaires.
- Effectuer une veille réglementaire en lien avec la DAJ.
- Veiller à la mise en œuvre des conformités des bâtiments avec les lois relatives à la HSE, comme la loi handicap (article R4214-26) accessibilité des bâtiments aux personnes en situation de handicap et les incidences sur des dispositifs spécifiques aux bâtiments.
- Veiller à l’application de la législation en termes de sécurité et d’environnement et des dispositifs constructifs règlementaires inhérents.
- Veiller à l’application des différentes normes et au respect des différents décrets (amiante, plomb...).
- Contribuer en tant que de besoin aux travaux de préparation de déménagement, en lien avec les sujets HSE.
Skills
- Savoir-être
- Être force de propositions
- Bon relationnel pour développer l’activité et améliorer la qualité de service
- Esprit de synthèse et réactivité face à des problèmes multiples
- Sens du service et autonomie
- Capacité d’adaptabilité et travail en équipe
- Sens de l’organisation et rigueur
- Savoir-faire
- Pour la partie pilote HSE, une formation sera possible au démarrage de cette activité, pour une montée progressive en compétence sur le sujet.
- Conduite de réunion
- Suivi budgétaire (comptabilité)
- Maitrise des outils bureautiques- Maitrise des principaux logiciels du domaine (EKSAE FI)
Benefits package
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Sécurité sociale
General Information
- Town/city : Le Chesnay
- Inria Center : Siège
- Starting date : 2023-12-01
- Duration of contract : 2 years
- Deadline to apply : 2023-11-30
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Instruction to apply
CV et lettre de motivation obligatoires
Defence Security :
This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment.
Recruitment Policy :
As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities.
Contacts
- Inria Team : STG-DAFP (DAFP)
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Recruiter :
Kraidache Khallihanna / khallihanna.kraidache@inria.fr
About Inria
Inria is the French national research institute dedicated to digital science and technology. It employs 2,600 people. Its 200 agile project teams, generally run jointly with academic partners, include more than 3,500 scientists and engineers working to meet the challenges of digital technology, often at the interface with other disciplines. The Institute also employs numerous talents in over forty different professions. 900 research support staff contribute to the preparation and development of scientific and entrepreneurial projects that have a worldwide impact.