Assistant(e) Services Techniques Généraux

Mission principale, l’assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables

et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Il/elle met en œuvre et suit les achats et budgets liés aux activités du STG. Elle assiste le responsable du service lors des réunions (compte rendu / suivi du budget).

Mission secondaire, il/elle pilote l’activité HSE en charge d’accompagner la politique en matière d'hygiène, de sécurité et d’environnement dans le cadre des activités du STG sur son site de rattachement.

Il/elle est l’interlocuteur sur l’ensemble des problématiques et évolutions réglementaires liées à l’Hygiène, Sécurité et Environnement ainsi que le développement durable dans le domaine bâtimentaire.

• Assistant(e) STG (70%)

 Assistanat Administratif

- Assurer le classement et l’archivage

- Aider au suivi de l’inventaire des matériels et équipements des services

- Organise les réunions du service, rédige les comptes rendus ;

- Mise à jour du suivi des astreintes, valider les demandes de missions, suit l’état des congés.

- Assure la mise à jour du reporting des équipes ;

Gestion financière et budgétaire

- Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de

fonctionnement) du siège, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires.

- Respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire,

Effectuer un reporting régulier dans le tableau budgétaire STG et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié.

- S’informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du

domaine à respecter, en appui sur l’acheteur et le service dépenses.

- Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes

(DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les

prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité.

Organisation et fonctionnement des services :

- Contribuer à l’organisation de la vie interne du service : organisation des réunions de

service, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence.

- Prend en charge une partie des missions de ses collègues en leur absence dans le suivi du marché de nettoyage, du prêt de matériel, la réception des livraisons.

- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail,

accès aux outils, présentation des outils du quotidien).

- Suivre le calendrier collectif du service, les absences/congés, le télétravail, les déplacements.

- Alerter le responsable du service sur les anomalies de fonctionnement.

- En cas d’urgences ou d’imprévus, peut être amenée ponctuellement à aider les autres assistantes de la DAFP et réciproquement

• Pilote HSE (30%, cette estimation peut évoluer suivant les projets)

Mise en place progressive du poste suivant les connaissances du sujet.

- Contribuer à la création et mise à jour d’un registre de sécurité unique du ou des bâtiments.

- Participer à l’élaboration des plans de prévention, en cas d’intervention d’entreprises extérieures en lien avec l’assistant(e) de prévention et la DRH.

- Veiller à la régularité des vérifications et contrôles techniques périodiques règlementaires.

-  Effectuer une veille réglementaire en lien avec la DAJ.

- Veiller à la mise en œuvre des conformités des bâtiments avec les lois relatives à la HSE, comme la loi handicap (article R4214-26) accessibilité des bâtiments aux personnes en situation de handicap et les incidences sur des dispositifs spécifiques aux bâtiments.

- Veiller à l’application de la législation en termes de sécurité et d’environnement et des dispositifs constructifs règlementaires inhérents.

- Veiller à l’application des différentes normes et au respect des différents décrets (amiante, plomb...).

- Contribuer en tant que de besoin aux travaux de préparation de déménagement, en lien avec les sujets HSE.

• Savoir-être

- Être force de propositions

- Bon relationnel pour développer l’activité et améliorer la qualité de service

- Esprit de synthèse et réactivité face à des problèmes multiples

- Sens du service et autonomie

- Capacité d’adaptabilité et travail en équipe

- Sens de l’organisation et rigueur

• Savoir-faire

- Pour la partie pilote HSE, une formation sera possible au démarrage de cette activité, pour une montée    progressive en compétence sur le sujet.

- Conduite de réunion

- Suivi budgétaire (comptabilité)

- Maitrise des outils bureautiques- Maitrise des principaux logiciels du domaine (EKSAE FI)

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Sécurité sociale