Assistant de gestion administrative (H/F))
Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract
Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent
Fonction : Support functions
Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)
Level of experience : From 3 to 5 years
About the research centre or Inria department
Inria est l’institut national de recherche dédié aux sciences et technologies du numérique. Il emploie 2600 personnes. Ses 215 équipes-projets agiles, en général communes avec des partenaires académiques, impliquent plus de 3900 scientifiques pour relever les défis du numérique, souvent à l’interface d’autres disciplines. L’institut fait appel à de nombreux talents dans plus d’une quarantaine de métiers différents. 900 personnels d’appui à la recherche et à l’innovation contribuent à faire émerger et grandir des projets scientifiques ou entrepreneuriaux qui impactent le monde. Inria travaille avec de nombreuses entreprises et a accompagné la création de plus de 200 start-up. L'institut s'efforce ainsi de répondre aux enjeux de la transformation numérique de la science, de la société et de l'économie.
Context
La DPE se compose de 7 collaborateurs et est rattachée a la Direction générale déléguée a la Science. Elle assure l’animation et la coordination des activités développées par l’Institut en Europe, en priorité par une politique de veille et d’influence auprès des institutions communautaires de l’Union européenne, et par le développement de relations avec les partenaires européens d’Inria.
La Direction des Relations Internationales (DRI), rattachee à la Direction générale déléguée à la Science, regroupe 7 collaborateurs et anime les relations institutionnelles développées avec les partenaires d’Inria dans le monde, a travers des partenariats et coopérations de recherche structurants ou des laboratoires conjoints. La Direction des Relations Internationales organise ses actions en fonction de zones géographiques, actions soutenues par un ensemble de programmes opérationnels au sein de la DRI.
Main activities
- Prendre en charge progressivement une partie des activités courantes de gestion administrative et financière de deux directions (gestion de bons de commande, services faits, préparation de missions, aide à l’organisation de réunions, séminaires ou événements.)
- Alimenter et mettre à jour le CRM (base de contacts)
- Alimenter et suivre des tableaux de bords, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
- Participer aux réunions, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus
- Archivage de documents
- Aider à la production de supports de communication
- Mettre à jour et diffuser des informations sur différents outils/supports de communication de la Direction (web, Intranet, newsletter…)
- Participer aux activités transverses des directions
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion budgétaires en lien avec l’assistante de direction
- Suivre l'évolution de la réglementation du domaine de gestion administrative
Skills
- Maîtriser des techniques de gestion administrative et financière et avoir une bonne connaissance de la réglementation générale
- Maitrise parfaite de l’orthographe
- Anglais, niveau minimum A1-A2
- Maîtrise du Pack Office
- Connaître les règles budgétaires générales
- Savoir appréhender les techniques de communication écrite et orale
- Utiliser les techniques de prise de notes et de synthèse
- Utiliser des techniques de communication
- Savoir travailler en équipe
- Respect de la confidentialité
- Capacité d’organisation et d’adaptation
- Savoir prioriser les dossiers
- Bonnes qualités relationnelles
Benefits package
- Restauration subventionnée
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
General Information
- Town/city : Le Chesnay
- Inria Center : Siège
- Starting date : 2024-06-01
- Duration of contract : 2 years
- Deadline to apply : 2024-04-30
Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed.
Instruction to apply
CV et lettre de motivation indispensable.
Defence Security :
This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment.
Recruitment Policy :
As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities.
Contacts
- Inria Team : DRI
-
Recruiter :
Gamboa Viviane / viviane.gamboa@inria.fr
The keys to success
About Inria
Inria is the French national research institute dedicated to digital science and technology. It employs 2,600 people. Its 200 agile project teams, generally run jointly with academic partners, include more than 3,500 scientists and engineers working to meet the challenges of digital technology, often at the interface with other disciplines. The Institute also employs numerous talents in over forty different professions. 900 research support staff contribute to the preparation and development of scientific and entrepreneurial projects that have a worldwide impact.