2022-04823 - Chargé.e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
The offer description below is in French

Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract

Renewable contract : Oui

Level of qualifications required : Graduate degree or equivalent

Fonction : Support functions

Level of experience : From 3 to 5 years

Context

Le chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel remplit sa mission sous la responsabilité de la Responsable du Contrôle Interne et de la Maîtrise des Risques, au sein de la DAFP. Il est en contact avec de nombreux interlocuteurs externes (Ministère de la Recherche, ANR, CAC, etc.). En interne, il est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des directions fonctionnelles (DRH, DSI, DAJ), des centres de recherche et de l’Agence Comptable.

Assignment

Le chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel assiste la Responsable du Contrôle Interne et de la Maîtrise des Risques dans l’ensemble de ses missions, au sein de la DAFP.
Le chargé de gestion est en lien direct avec l'ensemble de ses interlocuteurs internes et externes. En particulier, il peut solliciter directement les directions fonctionnelles et les centres de recherche de l'Institut, pour tout dossier qu'elle doit suivre ou coordonner. Il
prend en charge les aspects administratifs et logistiques des activités. Il contribue au fonctionnement interne de l'institut en coordonnant, des activités d'ordre général telles que le suivi des plans d’actions et de décisions, et l’organisation de la clôture comptable annuelle.

Main activities

Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques : planification des activités,
suivi des actions en cours et des plans d’actions ;

Participer aux réunions du Comité de Contrôle Interne, aux réunions mensuelles « Agent Comptable / DAFP »,
aux réunions de préparation et de pilotage des opérations de clôture ;

Rédiger les comptes rendus et les plans d’actions ;

Effectuer le suivi des plans d’actions ;

Contrôler l'application des règles et procédures administratives ;

Mettre en place un processus de contrôle interne sur les dossiers confiés (ex : ANR) ;

Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels
nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure ;

Répondre aux enquêtes ministérielles ;

Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité ;

Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Skills

Connaissances
Politique de recherche et d'innovation

Objectifs et projets de l'établissement

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Droit public

Environnement et réseaux professionnel

Méthodologie de conduite de projet

Connaissances budgétaires générales

Finances publiques

Techniques d’achat

Techniques de communication

Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports ou des documents

Conduire des entretiens et réunions

Élaborer des éléments de langage

Concevoir des tableaux de bord

Compétences comportementales
Capacité d’organisation et d’anticipation

Aptitude au travail collaboratif

Rigueur / Fiabili

 

 

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle
  • Sécurité sociale