Assistant administratif d'équipes (H/F)
Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract
Renewable contract : Yes
Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent
Fonction : Support functions
Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)
Level of experience : From 3 to 5 years
About the research centre or Inria department
Centre historique créé en 1967, le centre de recherche de Paris - Rocquencourt a quitté les Yvelines pour rejoindre de nouveaux locaux situés 2 rue Simone Iff, dans le 12ème arrondissement à Paris en janvier 2016 et s’est ainsi rapproché de ses partenaires académiques et industriels.
Le centre de recherche Inria de Paris, compte près de 600 personnes dont plus de 500 scientifiques répartis dans 34 équipes de recherche.
Context
Positionné(e) au coeur des équipes de recherche (équipes Inria ou équipes communes avec d’autres organismes), l’AER assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services support d’Inria et de ses partenaires. Il/elle facilite le fonctionnement d’une ou plusieurs équipes de recherche et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel, dans le respect des techniques, règles et procédures d’Inria. Il/elle assure ses missions auprès d’un ou plusieurs responsables d’équipes de recherche (responsables fonctionnels) et sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du service AER. Il/elle participe à la vie du service SAER.
Le métier en vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg
Main activities
Appui administratif :
- Assurer l’interface avec les services d’appui du centre et des partenaires (pour les équipes communes), notamment service administratif et financier, service dépenses, service ressources humaines, service communication et médiation ;
- Diffuser l’information aux membres de l’équipe : nouveautés réglementaires, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) ;
- Préparer l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, … ;
- Conseiller les membres de l’équipe dans la prise en mains et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées.
Organisation et fonctionnement d’équipe :
- Organiser les réunions d’équipe, les séminaires, les soutenances de thèses et de HDR, en lien avec les services dédiés (logistiques).
- Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).
- Être un point de cohésion de l’équipe, notamment dans un contexte de multi-localisation des sites et/ou des agents.
Suivi budgétaire, financier et contractuel de proximité :
- Suivre le budget global de l’équipe de manière consolidée avec les budgets existants chez les partenaires pour les équipes communes (universités, autres EPST …).
- Préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) sur les différentes ressources financières de l’équipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;
- Aider à l’optimisation de l’utilisation des ressources budgétaires de l’équipe de recherche selon le calendrier budgétaire.
- Coordonner et suivre les achats de l'équipe, en lien avec le service financier du centre (informer sur les marchés existants et les procédures à respecter).
- Assister les scientifiques dans l’organisation de leurs déplacements : informer sur la réglementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d’hébergement
Communication de proximité, évènementiel :
- Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe du centre et de l’institut ;
- Documenter et mettre à jour le site web de l’équipe celui dédié à évènement scientifique (programme, organisateurs, orateurs, contributions, logistique) ;
- Coordonner l’organisation administrative et logistique d’un évènement scientifique (workshop, conférence) : prospecter pour le choix d’un lieu, effectuer les réservations, préparer et suivre le budget, organiser les déplacements des invités, accueillir les participants ….
Suivi RH
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
- Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
- Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (GEF) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.) - Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les
orienter, les guider
- Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi
Skills
Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat
SAVOIR
- Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
- Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
- Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant
SAVOIR-FAIRE
- Maîtriser les outils de bureautique
- Maîtriser les techniques de reporting
- Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
- Savoir planifier et respecter des délais
- Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
- S'adapter aux différents outils et procédures
- Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
- Maîtriser l'anglais écrit et oral
- Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)
SAVOIR-ETRE
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
- Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
- Respecter la confidentialité
- Faire preuve de réactivité et de proactivité
- Etre autonome
Benefits package
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail
- Aménagement du temps de travail (après 12 mois d'ancienneté)
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
General Information
- Town/city : Paris
- Inria Center : Centre Inria de Paris
- Starting date : 2024-02-01
- Duration of contract : 2 years
- Deadline to apply : 2024-01-31
Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed.
Instruction to apply
Ce poste est ouvert en priorité à la mobilité inter fonction publique
ce poste est ouvert au CDD de a fonction publique
Defence Security :
This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment.
Recruitment Policy :
As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities.
Contacts
- Inria Team : SAER-PRO-AE
-
Recruiter :
Guillemaud Sandra / sandra.guillemaud@inria.fr
The keys to success
Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins des équipes de recherche dont vous aurez la coordination administrative.
Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.
About Inria
Inria is the French national research institute dedicated to digital science and technology. It employs 2,600 people. Its 200 agile project teams, generally run jointly with academic partners, include more than 3,500 scientists and engineers working to meet the challenges of digital technology, often at the interface with other disciplines. The Institute also employs numerous talents in over forty different professions. 900 research support staff contribute to the preparation and development of scientific and entrepreneurial projects that have a worldwide impact.