Assistant administratif d'équipes (H/F)

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Type de contrat : Mobilité ou CDD

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre de recherche Inria de Paris est l’un des neuf centres de recherche Inria regroupant 700 personnes réparties dans 34 équipes de recherches et 7 services d’appui à la recherche. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques en région Ile de France. Ses axes de recherche principaux sont : intelligence artificielle, santé numérique, robotique, fiabilité des logiciels et sécurité, etc.

Il est au cœur d'un riche écosystème de R&D et d’innovation : acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique, PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité…

Le centre Inria de Paris est partenaire des 3 universités de recherche intensive : Sorbonne Université (SU), Université Paris Cité (UPC) et l’Université Paris Sciences & Lettres (PSL).

Chaque équipe-projet conduit des collaborations avec des partenaires industriels, comme par exemple Airbus, Dassault Systèmes, Microsoft, Orange, Renault, Safran, Thales, Valeo…

Contexte et atouts du poste

En tant qu'Assistant(e) d’Equipe Recherche administratif/ve, vous occupez une position centrale entre les équipes scientifiques et les services supports d'Inria et de ses partenaires. Votre rôle consiste à faciliter le bon déroulement des activités administratives des équipes de recherche en assurant une coordination et mise en œuvre efficace des processus. Vous apportez votre soutien dans divers domaines tels que les affaires générales, le budget, les finances et contrats, l’accueil de personnel, la communication et l’évènementiel, tout en respectant les normes et procédures d'Inria. Vous travaillez au cœur des équipes de recherche et sous la hiérarchie de la responsable du service AER, contribuant par ailleurs à l’essor dynamique du service.

 

Le métier en vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg

 

Principales activités

Vos missions incluront :

  •  Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, en garantissant une coordination de qualité.
  • Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe
  • Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires, et les événements scientifiques, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement
  • Suivre de près les aspects budgétaires des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaire
  • Assurer une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, en participant à la mise à jour des sites Web de l’équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques.

 

Compétences et aptitudes requises :

  • Connaissance des procédures administratives et financières dans le domaine de la recherche publique.
  • Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, ainsi que des logiciels spécifiques de gestion.
  • Capacité à rédiger de manière claire et concise, et à organiser les informations de manière efficace.
  • Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches.
  • Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution.
  • Avoir le sens de l'écoute et le sens du service.
  • Faire preuve de pédagogie et de diplomatie.
  • Savoir respecter la confidentialité.
  • Maîtriser l’anglais écrit et oral (niveau B1)

Compétences

Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat

SAVOIR

  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
  • Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
  • Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

SAVOIR-FAIRE

  • Maîtriser les outils de bureautique
  • Maîtriser les techniques de reporting
  • Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
  • Savoir planifier et respecter des délais
  • Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
  • S'adapter aux différents outils et procédures
  • Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
  • Maîtriser l'anglais écrit et oral
  • Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)

SAVOIR-ETRE

  • Avoir le sens du service
  • Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
  • Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
  • Respecter la confidentialité
  • Faire preuve de réactivité et de proactivité
  • Etre autonome

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail 
  • Aménagement du temps de travail (après 12 mois d'ancienneté)
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle