Assistant administratif d'équipes (H/F)

Type de contrat : Mobilité ou CDD

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Centre historique créé en 1967, le centre de recherche de Paris - Rocquencourt a quitté les Yvelines pour rejoindre de nouveaux locaux situés 2 rue Simone Iff, dans le 12ème arrondissement à Paris en janvier 2016 et s’est ainsi rapproché de ses partenaires académiques et industriels.


Le centre de recherche Inria de Paris, compte près de 600 personnes dont plus de 500 scientifiques répartis dans 34 équipes de recherche.

Contexte et atouts du poste

Positionné(e) au coeur des équipes de recherche (équipes Inria ou équipes communes avec d’autres organismes), l’AER assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services support d’Inria et de ses partenaires. Il/elle facilite le fonctionnement d’une ou plusieurs équipes de recherche et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel, dans le respect des techniques, règles et procédures d’Inria. Il/elle assure ses missions auprès d’un ou plusieurs responsables d’équipes de recherche (responsables fonctionnels) et sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du service AER. Il/elle participe à la vie du service SAER.

 

Le métier en vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg

 

Principales activités

Appui administratif :

- Assurer l’interface avec les services d’appui du centre et des partenaires (pour les équipes communes), notamment service administratif et financier, service dépenses, service ressources humaines, service communication et médiation ;

- Diffuser l’information aux membres de l’équipe : nouveautés réglementaires, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) ;

- Préparer l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, … ;

- Conseiller les membres de l’équipe dans la prise en mains et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées.

 Organisation et fonctionnement d’équipe :

- Organiser les réunions d’équipe, les séminaires, les soutenances de thèses et de HDR, en lien avec les services dédiés (logistiques).

- Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).

- Être un point de cohésion de l’équipe, notamment dans un contexte de multi-localisation des sites et/ou des agents.

Suivi budgétaire, financier et contractuel de proximité :

- Suivre le budget global de l’équipe de manière consolidée avec les budgets existants chez les partenaires pour les équipes communes (universités, autres EPST …).

- Préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) sur les différentes ressources financières de l’équipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;

- Aider à l’optimisation de l’utilisation des ressources budgétaires de l’équipe de recherche selon le calendrier budgétaire.

- Coordonner et suivre les achats de l'équipe, en lien avec le service financier du centre (informer sur les marchés existants et les procédures à respecter).

- Assister les scientifiques dans l’organisation de leurs déplacements : informer sur la réglementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d’hébergement

Communication de proximité, évènementiel :

- Être un relai au sein de l’équipe de la communication interne et externe du centre et de l’institut ;

- Documenter et mettre à jour le site web de l’équipe celui dédié à évènement scientifique (programme, organisateurs, orateurs, contributions, logistique) ;

- Coordonner l’organisation administrative et logistique d’un évènement scientifique (workshop, conférence) : prospecter pour le choix d’un lieu, effectuer les réservations, préparer et suivre le budget, organiser les déplacements des invités, accueillir les participants ….

Suivi RH
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
- Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
- Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (GEF) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.) - Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les
orienter, les guider
- Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi

Compétences

Niveau BAC+2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat

SAVOIR

  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche
  • Connaître les principes de la gestion financière notamment les règles budgétaires et les différents financements de la recherche et les règles des contrats
  • Connaître les différents statuts des personnels et les procédures les concernant

SAVOIR-FAIRE

  • Maîtriser les outils de bureautique
  • Maîtriser les techniques de reporting
  • Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières et RH
  • Savoir planifier et respecter des délais
  • Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
  • S'adapter aux différents outils et procédures
  • Travailler en équipe tant au sein de l'équipe projet qu'au sein du service
  • Maîtriser l'anglais écrit et oral
  • Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)

SAVOIR-ETRE

  • Avoir le sens du service
  • Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
  • Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
  • Respecter la confidentialité
  • Faire preuve de réactivité et de proactivité
  • Etre autonome

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail 
  • Aménagement du temps de travail (après 12 mois d'ancienneté)
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle