2022-04478 - Assistant.e de cheffe de cabinet

Type de contrat : Mobilité ou CDD

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur (AI)

Mission confiée

Au sein du cabinet de la Présidence et sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous apportez votre soutien dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers.

Vous l'assistez dans l’ensemble de ses fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, d’organisation du travail, de gestion et de diffusion de l’information.

Vous prenez en charge l'organisation des déplacements du Président et du cabinet ; vous secondez la cheffe de cabinet, quand nécessaire sur l'accueil téléphonique et assurez l’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes de la Présidence.

Principales activités

Accueil et communication

  • En soutien à l’agenda, organiser et/ou planifier des réunions, rendez-vous;
  • En soutien à l'accueil téléphonique, transmettre les messages, orienter les correspondants;
  • Accueillir, informer, orienter les visiteurs;
  • Assurer le suivi et le traitement des contacts;
  • Réceptionner, trier, numériser/archiver le courrier (arrivées et départs).

Gestion de l’information/secrétariat

  • Assurer la diffusion et le suivi des informations internes et externes;
  • Mettre en forme des documents divers;
  • Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts;
  • Enregistrer des documents et des informations, classer les documents (papiers et électroniques) et assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents.

Organisation logistique

  • Planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements en France et à l’étranger, le cas échéant;
  • Prendre en charge la gestion des frais de déplacements;
  • Planifier et assurer l’organisation logistique des réunions ou rencontres: réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion;
  • Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation.

Compétences

  • Très bonne maitrise des outils informatiques
  • Très bon relationnel
  • Sens de l'organisation

Langues : la maitrise de la langue anglaise est un plus.

Idéalement, vous possédez une connaissance du secteur public (cabinet ministériel, direction d’administration centrale, établissement public).

 

Avantages

  • Organisation du temps de travail modulable entre 35h ou 39h/hebdo et télétravail
  • Poste éligible au télétravail  (90 jours annuels)
  • 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein)

 

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Protection sociale complémentaire (remboursement partiel de la mutuelle)

 

  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)

Rémunération

Selon experience