2022-05110 - Chargé(e) des services aux usagers

Type de contrat : Mobilité ou CDD

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 3 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur (AI)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria Sophia Antipolis - Méditerranée compte 34 équipes de recherche, ainsi que 7 services d’appui à la recherche. Le personnel du centre (500 personnes environ dont 320 salariés Inria) est composé de scientifiques de différentes nationalités (250 personnes étrangères sur 50 nationalités), d’ingénieurs, de techniciens et d’administratifs. 1/3 du personnel est fonctionnaire, les autres sont contractuels. La majorité des équipes de recherche du centre est localisée à Sophia Antipolis et Nice dans les Alpes-Maritimes. Quatre équipes sont implantées à Montpellier et deux équipes sont hébergées l'une à Bologne et l'autre à Athènes. Inria est membre fondateur d’Université Côte d'Azur et partenaire de l’I-site MUSE porté par l’Université de Montpellier.

Contexte et atouts du poste

Le/la Chargé(e) des services aux usagers exerce ses fonctions au sein des Services Techniques et Généraux (STG). Ce service assure la gestion des sujets techniques, logistiques, de maintenance et d’inventaire, ainsi que la sécurité au sein des bâtiments du centre, avec comme objectif d’offrir le meilleur environnement de travail possible aux usagers du site.

Le service est composé d’un responsable de service, de 3 autres agents de catégories A ou B et d’un assistant de service.

Le/la Chargé(e) des services aux usagers est en interaction quotidienne avec l’ensemble des équipes de recherche et des services du centre, notamment :

  • Le Service Administratif et Financier (rédaction de nouveaux marchés, suivi du budget) ;
  • Le Service Dépenses (commandes/factures)
  • Le Service Communication et Médiation : une collaboration étroite est attendue avec ce service en appui logistique à l’organisation des évènements sur le site (conférences, séminaires, actions de médiation, évènements internes).

Le centre s’inscrivant actuellement dans un projet de restructuration immobilière, des interactions fréquentes sont également à prévoir avec le pilote de ce projet.

Le/la Chargé(e) des services aux usagers assure pour Inria, par le biais du pilotage des prestations de service, un lien professionnel et constructif avec les entreprises titulaires de marchés et organise des réunions fréquentes de reporting avec les contacts des entreprises (commerciaux, responsables de secteurs, directeurs d’agences, etc…).

Ce poste ne nécessite pas d’astreintes. Il nécessite cependant une grande polyvalence et un travail d’équipe important afin d’assurer une parfaite continuité de service.

Le télétravail est possible ponctuellement selon les modalités instaurées au sein du service.

Le personnel en poste bénéficie d’un téléphone de service et d’un ordinateur portable.

Mission confiée

Le/la Chargée des services aux usagers met en œuvre la politique d’aménagement et de service à l’occupant, en veillant notamment à la satisfaction des usagers dans un cadre réglementaire et en rationnalisant les coûts.

Le/la Chargée des services aux usagers est placé(e) sous l’autorité du Responsable des Services Techniques et Généraux et relève de la ligne métier Patrimoine et Logistique de l’établissement.

Principales activités

  • Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique d’aménagement et de service du site
  • Piloter les projets d’aménagements ; organiser et planifier les modifications d’aménagements du centre en collaboration avec les autres membres du service
  • Assister le responsable des services techniques et généraux dans les définitions des taux d’occupation des locaux ; participer aux process de dotations de locaux des équipes et services ; contribuer aux travaux de la commission bureaux du centre
  • Assurer le pilotage, l’accompagnement et le suivi des prestataires de service (accueil, restauration, déchets spéciaux, …) ; assurer l'achat des prestations (cahier des charges, consultations, analyses des offres) et négocier les contrats ou leurs renouvellements, dans un souci de maîtrise des coûts et d’amélioration de la qualité de service
  • Animer la commission restauration du centre
  • Gérer le contrôle d’accès (badge, alarme, clé)
  • Superviser la gestion du courrier en interne et en externe
  • Assurer la gestion du parc automobile (prêt, révision, contrôle technique, assurances)
  • Participer à l’organisation de manifestations évènementielles (internes ou scientifiques)
  • Superviser la gestion des salles de réunion (organisation, mise en place du mobilier)
  • Superviser les déménagements et aménagements des espaces de travail, en veillant à assurer un reporting aux occupants et à la direction du centre
  • Mettre en place des pratiques écoresponsables : économie d’énergie, lutte contre le gaspillage, tri des déchets,...

Compétences

Savoir

  • Connaissance générale de la réglementation budgétaire et financière (publique et/ou privée) 
  • Maîtrise de la rédaction d’expressions de besoins et de mise en concurrence (CCTP, analyses d’offres, …)
  • Connaissances de la réglementation de sécurité ERP et capacité à l’appliquer dans le cadre d’évènements
  • Connaissances des réglementations sur les aménagements de poste
  • Maîtrise importante des outils de bureautique
  • Connaissances des logiciels du domaine (SI Patrimonial, autocad), logiciel de contrôle d’accès, domotique.

Savoir-faire

  • Savoir piloter des prestataires et savoir mettre en place des reportings pertinents
  • Maitriser les techniques de négociation 
  • Faire preuve d’aisance dans les échanges oraux et écrits
  • Conduire des réunions
  • Mettre en place et suivre des retroplannings

Savoir-être

  • Être ouvert et créatif pour proposer des solutions
  • Faire preuve d’un bon relationnel pour développer l’activité et améliorer la qualité des services aux usagers
  • Savoir s’adapter à tout type d’interlocuteurs (chercheurs, personnels administratifs, prestataires, …)
  • Avoir un esprit de synthèse
  • Être réactif face à des problèmes multiples
  • Avoir le sens du service et une forte autonomie
  • Savoir travailler en équipe
  • Faire preuve d’organisation et de rigueur
  • Avoir une capacité de conviction

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle
  • Sécurité sociale
  • Protection sociale complémentaire

Rémunération

A partir de 2248 euros brut mensuel (selon diplôme et expérience)