Responsable du Service des Assistant(e)s (H/F)

Type de contrat : Mobilité ou CDD

Contrat renouvelable : Oui

Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Ingénieur d'Etudes (IE)

Niveau d'expérience souhaité : De 5 à 12 ans

Contexte et atouts du poste

Membre de l'équipe de direction du centre Inria Paris et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale, le/la responsable du service des assistant(e)s assure, en collaboration avec les responsables scientifiques, le management d’une équipe de 10 personnes, l’organisation et le pilotage des activités pour 35 équipes de recherche.

Mission confiée

Les assistantes sous sa responsabilité sont les interlocutrices de proximité pour traiter les demandes des membres des équipes scientifiques dans des domaines variés (budget, recrutement, missions, dépenses et accueil des nouveaux).


En tant que responsable, vous êtes garant(e) du fonctionnement optimal de l’équipe pour assurer la qualité du service rendu aux scientifiques du centre.


Vous travaillez en étroite collaboration avec l'ensemble des responsables de service, et plus particulièrement, les responsables du service des ressources humaines et du service administratif et financier.


En tant que membre de l’équipe de direction, vous contribuez au déploiement local de la stratégie d'Inria.
Vous participez au réseau national des responsables des autres centres et êtes garant(e) de la communication et de la mise en oeuvre locale des décisions nationales, en lien avec la responsable fonctionnelle du Siège.

Principales activités

• Piloter l’activité du service : organisation, suivi et contrôle des activités, et répartition de la charge de travail.


• Manager l’équipe : accompagnement dans la montée en compétences, l’évaluation individuelle et collective.


• Assurer l’interface avec les responsables scientifiques et l’ensemble des services du centre et faire le lien avec les services administratifs des partenaires.


• Assurer l'interface entre le réseau national et le local.


• Conduire le changement dans le cadre de l’évolution et de l’amélioration des processus et des outils de gestion


• Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.


• Assurer la prise en charge de la gestion d’une ou plusieurs équipes scientifiques.

Compétences

Savoir-faire :


• Maîtriser les techniques de management : analyse et répartition de la charge de travail, exercice du contrôle, conduite d’entretien et de réunion, négociation, gestion de conflits.
• Maîtriser les compétences organisationnelles : anticipation et planification, sens des priorités et des urgences, respect des délais.
• Savoir accompagner le changement.
• Aptitudes pédagogiques pour expliquer, convaincre et accompagner.
• Goût pour le travail en équipe, en réseau.
• Savoir rendre compte avec discernement.
• Capacité à négocier avec les acteurs internes.
• Savoir piloter un projet.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Qualités rédactionnelles.
• Concevoir et suivre des tableaux de bord.
• Maîtriser les outils de bureautique.
• Maîtriser l’anglais écrit et oral.

Avantages

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Selon profil