Assistante / Assistant de direction à la Direction générale déléguée à la Politique de site

Inria est l’institut national de recherche dédié aux sciences et technologies du numérique. Il emploie plus de 2600 personnes. Ses 230 équipes- projets agiles, en général communes avec des partenaires académiques, impliquent plus de 3800 scientifiques pour relever les défis du numérique, souvent à l’interface d’autres disciplines. L’institut fait appel à de nombreux talents dans plus d’une quarantaine de métiers différents. 900 personnels d’appui à la recherche et à l’innovation contribuent à faire émerger et grandir des projets scientifiques ou entrepreneuriaux qui impactent le monde. Inria travaille avec de nombreuses entreprises et a accompagné la création de plus de 180 start-up. L'institut s'efforce ainsi de répondre aux enjeux de la transformation numérique de la science, de la société et de l'économie.

Au croisement des politiques portées par ses deux ministères de tutelle, l’ambition stratégique d’Inria « d’accélérer la construction d’un leadership scientifique, technologique et industriel, dans et par le numérique, de la France, dans une dynamique européenne », telle qu’elle s’est déclinée dans le COP 2019-2023, se traduit aujourd’hui concrètement par des politiques, des actions ou des projets à l’œuvre sur l’ensemble de nos objectifs de développement que portent les Centres Inria de l’Université : développement de l’excellence scientifique, renforcement de l’impact économique, construction d’une organisation efficace et sereine, renforcement de l’apport de l’institut aux politiques publiques. Sur un plan territorial, la stratégie de l’institut vise à contribuer au développement par et pour le numérique des grandes universités de recherche, en leur qualité de cheffes de files de l’enseignement supérieur et de la recherche dans les territoires. Dans ce contexte et dans la continuité de la mise en place des Centres Inria de l’Université depuis l’été 2021, la mise en place d’une Direction générale déléguée dédiée à la politique de site vise à renforcer les dynamiques collectives de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation qui constituent le fondement de la stratégie territoriale de l’Institut. A ce titre, la direction générale déléguée dédiée à la politique de site (DGD-PS) aura pour missions de :

• Coordonner et piloter la mise en œuvre de la politique de site de l’institut, notamment à travers les Centres Inria de l’Université, en lien étroit avec les universités partenaires d’Inria, dans toutes ses dimensions : recherche, dont la stratégie européenne et internationale, transfert et innovation, participation aux actions de formation, articulation des fonctions d’appui, relations aux acteurs du territoire ;

• Piloter sur le plan territorial, notamment à travers les Centres Inria de l’Université, la mise en œuvre de l’ambition de l’Agence de programmes « Numérique – logiciels, algorithmes et usages » en lien étroit avec les universités cheffes de file ;

• Assurer le reporting consolidé des actions par Inria sur les territoires, à destination de l’ensemble de ses parties prenantes (en premier lieu l’Etat et les universités partenaires), au travers notamment d’indicateurs d’activité et d’impact ;

• Renforcer la contribution d’Inria au développement des grandes universités de recherche, à travers les Centres Inria de l’Université et plus globalement, l’impact territorial des actions menées par Inria sur les sites universitaires.

L’Assistante / L’Assistant de direction assiste le Directeur Général de la DGD-PS dans la réalisation de ses tâches et missions et participe à l’organisation de ses activités. Elle / Il est l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre la DGD-PS et l'ensemble de ses interlocuteurs internes et externes. L’Assistante / L’Assistant de direction contribue à la mise en œuvre opérationnelle des différentes missions de la DGD-PS.

• Assister le Directeur Général de la DGD-PS pour optimiser son temps : tenir les agendas personnels et partagés, organiser les déplacements, gérer l’interface en interne/externe
• Participer aux réunions de la DGD PS et rédiger les comptes rendus, préparer les ordres du jour, assurer le suivi des relevés de décisions et d’actions
• Gérer les données de la DGD-PS (contacts, bases de données, listes de diffusion, documentation), en garantir la fiabilité et en faciliter l’accès 
• Contribuer à l'amélioration de l'organisation la DGD-PS (mise en oeuvre des processus administratifs, assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication)
• Collecter et consolider les informations nécessaires à la prise de décision et au pilotage ; concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi
• Rechercher et fiabiliser l'information, instruire et assurer le suivi des dossiers de la DGD-PS, y compris les dossiers spécifiques tout en garantissant la confidentialité (notes, synthèses, préparation des actes administratifs...)
• Coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à la réalisation d'évènements et d'opérations particulières - Contribuer à l’élaboration du budget de la DGD-PS, veiller à son exécution et au suivi
• Communication interne et externe
• Piloter certaines actions de communication interne, et veiller à la bonne diffusion des informations - Entretenir et activer des réseaux professionnels internes et externes
• Apporter son soutien au réseau des assistants de la direction générale et pouvoir assurer des intérims en cas de besoin.

SAVOIRS :

• Connaître l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public - Connaître les acteurs "socio-économiques" (partenaires divers)
• Connaître les bases de la réglementation générale des domaines traités (gestion financière, personnel…)
• Connaître le fonctionnement des circuits d'information, tant internes qu’externes
• Maitriser le langage et l’orthographe - Maîtriser l’anglais (B2)

SAVOIR-FAIRE : 

• Maîtriser les outils collaboratifs et de gestion internes
• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
• Savoir travailler en équipe/en réseau ; contribuer à la continuité de service
• Mettre en oeuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse)
• Mettre en oeuvre des techniques de reporting (savoir rendre compte) et de suivi d’activité
• Savoir anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, savoir appréhender les urgences et dégager les priorités
• Mettre en oeuvre la démarche et les outils de gestion de projet (planification, coordination…)

SAVOIR-ETRE

• Respecter la confidentialité
• Représenter la direction en toute situation, vis-à-vis d’interlocuteurs internes et externes
• Savoir s’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et avoir des aptitudes à mener plusieurs tâches simultanément - Être force de propositions et source de solutions
• S’adapter à la multiplicité des outils disponibles et à la complexité des interconnections
• Savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles
• Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)
• Savoir se rendre disponible et avoir le sens du service
• Avoir des capacités d’observation et de diagnostic

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Sécurité sociale

En fonction du profil